Що таке OKR-цілі й чим вони відрізняються від SMART

Методику Objectives and Key Results (або просто OKR) називають однією з найкращих практик у сучасному менеджменті для встановлення цілей та бажаних результатів в організації. І водночас далеко не всі знають про цю методику, не кажучи вже про ефективне її застосування.

Саме тому сьогодні ми вирішили детально розповісти, що таке OKR, у чому переваги методу, кому й навіщо його варто використовувати. І разом із тим розберемося, у чому різниця між OKR та SMART.

Objectives and Key Results — що це?

OKR — це методика встановлення цілей, яку можуть використовувати організації, команди чи окремі особи, щоб визначити та відстежувати свої досягнення. Вона складається з двох частин: 

1. Цілі — це якісне, дієве формулювання того, чого ви хочете досягти. Необхідно, щоб мета надихала, була короткою, зрозумілою. Вона також повинна ставити виклики перед командою, але бути досяжною.
2. Ключові результати (Key Results) — це набір показників, які вимірюють ваш прогрес. Для кожної мети потрібно мати від двох до п'яти ключових результатів. Key Results повинні бути вимірюваними або за шкалою від 0 до 100%, або за будь-яким числовим значенням (наприклад, кількість, сума грошей або відсоток), яке може бути використане планувальниками та тими, хто приймає рішення, для визначення успіху тих, хто працює над ключовим результатом.

Отже, ОКР цілі встановлюють головну цінність та відповідають на запитання «Що?» (або — «Навіщо?»). А ключові результати — на запитання «Як?».

Переваги OKR

Система OKR у компанії дає декілька справді важливих переваг:

1. Фокусування на пріоритетах. OKR допомагають зосередити зусилля компанії на досягненні ключових цілей у кожний конкретний період.
2. Гнучкість та адаптивність. При зміні умов можна скоригувати OKR, не змінюючи загального вектора розвитку.
3. Прозорість та залученість. OKR роблять цілі компанії зрозумілими для всіх співробітників, підвищуючи їхню мотивацію.
4. Швидкість та інновації. Фокус на амбітних цілях та ключових результатах дозволяє швидше рухатися вперед.
5. Навчання та розвиток. Аналіз досягнення OKR дає можливість виявити як сильні, так і слабкі сторони, поліпшити бізнес-процеси.
6. Оцінка ефективності. OKR забезпечують об'єктивні критерії для аналізу особистої та командної результативності.
7. Каскадування цілей. Їх можна каскадувати від загальнокорпоративних до індивідуальних.

Насправді ОКР метод може надати й інші переваги бізнесу залежно від його особливостей, цілей та завдань. Тому це питання більшою мірою індивідуальне.

Коли варто використовувати OKR?

Ми не стверджуватимемо, що система постановки цілей OKR універсальна та підходить абсолютно в будь-яких ситуаціях. Однак є ціла низка прикладів, коли методика OKR дуже актуальна:

1. Швидке зростання компанії. OKR допомагають зберігати фокус під час масштабування.
2. Запуск нових продуктів або бізнес-напрямів. Забезпечується чітке бачення ключових завдань.
3. Реорганізація, злиття та поглинання. OKR створюють єдине розуміння пріоритетів у перехідний період.
4. Стратегічні зміни плану розвитку. OKR дозволяють швидко адаптуватися до нових цілей.
5. Недостатньо висока ефективність команд. Посилюються фокус, залученість та підзвітність.
6. Відсутність прозорості цілей у компанії. OKR роблять цілі зрозумілими для всіх співробітників.
7. Потреба в гнучкості та інноваціях. OKR допомагають відмовитись від жорстких довгострокових планів.

Загалом можна сказати, що чим динамічніше середовище та масштабніший бізнес, тим актуальнішою буде OKR методика. Але й тут бувають винятки. Тому перед тим, як застосовувати її, важливо переконатися, що вона справді вам підходить.

Постановка цілей та визначення ключових результатів

Як ми й сказали на початку, OKR будується на двох складових — цілях та ключових результатах. Тепер пропонуємо наочно розглянути, як здійснюється ОКР менеджмент, і поглянемо на декілька прикладів.

Приклади формулювання цілей

Мабуть, основна вимога до цілей — це їхня точність та вимірність. Тобто ваша мета має бути зрозумілою та точною, а не розмитою. Приклади OKR:

1. Збільшити виторг на 30% до кінця року.
2. Запустити нову лінійку продуктів упродовж кварталу.
3. Підвищити задоволеність клієнтів до рівня NPS 60.

Зрозуміло, цілі можуть бути й не такими точними: «Зробити бренд упізнаванішим», «Збільшити регулярний дохід» тощо. Тобто тут немає певних цифр, але цілі все одно цілком конкретні.

Приклади ключових результатів

З ключовими результатами ситуація схожа — вони також мають бути конкретними та точними. Наприклад:

1. Зростання кількості замовлень на 15% на місяць.
2. Розробка 3 нових продуктів до кінця кварталу.
3. Зниження кількості скарг клієнтів на 20% щомісяця.

Варто звернути увагу, що як цілі, так і ключові результати можуть мати підпункти, особливо якщо вони досить глобальні. Тому в деяких випадках у них вибудовується дуже велика та розгалужена ієрархія. І це правильний підхід, адже він допомагає структурувати задачі ОКР, визначати відповідальних співробітників, відстежувати, на якому етапі прямо зараз знаходяться роботи з реалізації завдань. До того ж росте ОКР мотивація, оскільки досягнення проміжних цілей стимулює рухатися далі й отримувати нові результати.

Відповідність цілей та ключових результатів

Власне, фінальний етап — досягнення цілей за ключовими результатами. Використовуючи ці цілі, ми можемо отримувати відповідні результати:

1. Мета зростання виторгу буде досягнута завдяки збільшенню замовлень.
2. Запуск нової лінійки забезпечить розробку запланованого числа товарів.
3. Підвищення NPS корелює зі зниженням кількості скарг клієнтів.

Тобто кожен ключовий результат безпосередньо пов'язаний із відповідною метою й дозволяє оцінити прогрес у її досягненні.

Відстеження прогресу з застосуванням OKR

Існують різні практики відстеження прогресу за допомогою OKR, і в деяких випадках вони можуть відрізнятися. Ось лише декілька прикладів:

1. Регулярний перегляд OKR. Як правило, раз на квартал проводиться повний аналіз та оновлення цілей та ключових результатів.
2. Щомісячні (тижневі) звіряння прогресу. На регулярних зустрічах команди обговорюють поточне досягнення KR та вносять коригування.
3. Візуалізація прогресу. Використовуються різні інструменти (діаграми, графіки) для наочного відображення результатів KR.
4. Автоматизовані звіти. Спеціальні інструменти дозволяють автоматично відстежувати показники та створювати звіти.
5. Ретроспективи. За підсумками періоду проводиться глибокий аналіз результативності, причин успіхів та невдач.
6. Прив'язка до мотивації. Досягнення OKR враховуються в оцінюванні персоналу та розподілі винагороди.

Примітно, що здебільшого результати відстеження прогресу доступні всім учасникам компанії. Це важливо задля досягнення поставлених завдань та підвищення мотивації. Адже співробітники, які розуміють, чого їм уже вдалося досягти, і бачать конкретні результати, краще мотивовані, ніж ті, що фактично залишаються в незнанні.

Узгодження OKR зі стратегією компанії

Важливо, щоб OKR відповідали стратегічним пріоритетам компанії. Причому узгодження може здійснюватися в різний спосіб:

1. Топменеджмент формулює загальнокорпоративні OKR з огляду на стратегії.
2. Департаменти та команди каскадують цілі вниз, узгоджуючи свої OKR із загальними.
3. Стратегічні ініціативи (нові продукти, ринки тощо) відображаються в OKR.
4. Проводиться аналіз узгодженості OKR на різних рівнях між собою.
5. Своєчасно вносяться зміни до OKR за умови зміни стратегічних пріоритетів.
6. Результати досягнення OKR аналізуються на відповідність стратегії.
7. Стратегія розбивається на річні цикли, а OKR — на квартальні.
8. Стратегічні цілі конвертуються в конкретні вимірні KR.

Знову ж таки, саме у вашому випадку підхід може бути іншим. Але завжди важливо відштовхуватися від глобальної стратегії компанії. Інакше методика OKR просто не дозволить досягти поставленої мети повною мірою. Або вона не відповідатиме стратегії, що теж неправильно.

Впровадження OKR

Процес впровадження OKR може відрізнятись у різних випадках. Але найчастіше організація спочатку визначає 3-4 цілі, яких вона хоче досягти, наприклад, протягом року. Зазвичай це робиться на рівні гендиректора чи іншого представника керівництва. Великі цілі розбиваються на дрібніші. Наприклад, задачі на рік поділяються на квартальні. Це допомагає поліпшити планування, розподілити навантаження, призначити відповідальних осіб за досягнення тих чи інших результатів.

Якщо для вас методика OKR — це щось нове, рекомендуємо почати з її пілотного впровадження в кількох ключових командах, а далі за результатами поступово масштабувати всю компанію. Також можна інтегрувати OKR у вже наявні процеси планування та оцінювання результативності, а згодом замінити їх на нову методику.

Хороша практика впровадження OKR — починати з залучення лідерів команд та значущих для компанії співробітників, а вже далі — розширювати її серед решти персоналу.

Чим відрізняється OKR від SMART

OKR та SMART — популярні методики встановлення цілей, які, попри окремі загальні риси, досить сильно відрізняються.

SMART:

1. Акцент на конкретні та докладні цілі.
2. Фокус на те, що та як потрібно зробити.
3. Жорсткі довгострокові цілі.
4. Вимірювання досягнення через KPI.

OKR:

1. Цілі як бажані результати, а не як задачі.
2. Фокус на «Навіщо?», а не на «Що?» і «Як?».
3. Гнучкі короткострокові цілі.
4. Вимірювання через ключові результати.

Методика SMART більшою мірою підходить для стабільних умов і завдань, що повторюються, а ось OKR куди ефективніше для невизначеності та інновацій. Тобто SMART — це детальний план, а OKR — гнучкіше бачення.

Звичайно, такі методики можна комбінувати. З іншого боку, SMART нерідко використовують для тактичних завдань у межах OKR. Особливо коли йдеться про масштабні багаторівневі проєкти. Але така потреба є далеко не завжди. У деяких випадках спроби використовувати SMART та OKR планування одночасно лише ускладнюють роботу.

Підіб’ємо підсумки

Отже, ми з вами розглянули, що таке ОКР у бізнесі, як формуються цілі та ключові результати в такій методиці, у яких випадках її варто застосовувати й чому це актуально для сучасних компаній.

OKR — корисний інструмент, який можна адаптувати до різних організацій та галузей. Він сприяє гнучкості та адаптивності, спрощує планування та досягнення поставлених цілей, робить стратегію розвитку компанії прозорішою та наочною буквально для кожного співробітника.

Це не просто методологія управління, а ціла філософія, яка за умови правильного підходу суттєво спростить шлях до великих цілей і посилить здатність бізнесу досягти успіху.